Het opschonen en ordenen van de administratie

Een nieuwjaar is weer begonnen. Het is verstandig om elke keer aan het begin van het jaar de administratie door te nemen, op te schonen en goed te ordenen. Wanneer je dit jaarlijks oppakt kun je er het hele jaar weer tegen aan.

Opschonen van de administratie

Begin als eerste met het opschonen van de administratie. Denk er wel om dat er vaak privacy gevoelige informatie op de documenten staat. Gebruik daarom een papierversnipperaar voor het vernietigen van de documenten.

Om we weten welke documenten je aan het begin van het jaar kunt opschonen is het van belang om de bewaartermijnen te weten.  De bewaarplicht voor de ondernemer is 7 jaar. Deze bewaarplicht geldt voor de meeste documenten in de administratie. Voor particulieren geldt geen bewaarplicht. Wel is het goed om te weten dat de Belastingdienst tot 5 jaar terug belasting mag navorderen. Het is dus verstandig om documenten die betrekking hebben op belastingzaken (inclusief jaaropgaven en bankafschriften) minimaal 5 jaar (digitaal) te bewaren. De oudere documenten kun je dus opschonen.

Verder kun je de garantiebewijzen van de diverse producten bekijken. Controleer of jet het product nog in bezit hebt en of de garantietermijn nog niet verlopen is. Is dit wel het geval dan kun je het garantiebewijs of de factuur/ bon vernietigen.

Je kunt ook je diverse polissen doornemen. Alleen het nieuwste exemplaar hoef je te bewaren. De oudere polissen zijn niet meer geldig en hoef je dus ook niet te bewaren.

Ordenen van de administratie

Zorg in eerste instantie dat je voldoende ordners, hangmappen of bakjes hebt waar je de administratie in wilt sorteren. Om de juiste opbergmaterialen te kunnen kopen is het verstandig om eerst de documenten te bekijken en te bedenken op welke manier je de documenten wilt gaan ordenen. Weet je op welke manier je je administratie wilt ordenen. Schaf dan de benodigde materialen aan.

Maak vervolgens een logische indeling door de ordners, hangmappen of bakjes te labelen. Je kunt er voor kiezen om de administratie per jaar in een map te stoppen en hier met tabbladen een onderverdeling naar onderwerpen in te maken. Maar je kunt ook per onderwerp een map/bakje gebruiken.

Het is in ieder geval handig om een indeling te maken met de volgende onderwerpen:

• Werk
• Woning
• Verzekeringen
• Belastingzaken
• Garantiebewijzen

De genoemde onderwerpen kun je ook nog onderverdelen als dit het overzichtelijker voor je maakt. Je kunt de map met Belastingzaken bijvoorbeeld nog onderverdelen naar jaar en de map met verzekeringen kun je bijvoorbeeld onderverdelen naar de verschillende soorten verzekeringen die je hebt.

Nu je een structuur hebt opgezet kun je de documenten in de juiste mappen of bakjes opbergen. Je kunt er nu weer een jaar tegen aan. In de loop van het jaar hoef je alleen nog maar de inkomende documenten in de juiste mappen of bakjes op te bergen.

TIP: Als je nu toch met de administratie bezig bent, neem dan ook je abonnementen en verzekeringen door. Bekijk of ze nog voldoen en of je deze wellicht goedkoper ergens anders af kan sluiten.

Uiteraard klinkt dit allemaal heel leuk, maar het zelf uitvoeren is soms nog niet zo makkelijk als het lijkt. Heb je hierbij hulp nodig? Kijk dan hier voor de mogelijkheden of neem contact met mij op.